Των Gary Allen και Lynda Artesani
Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους οι δικηγόροι χάνουν χρήματα χωρίς λόγο.
Οι πέντε κορυφαίοι θα σας κάνουν να χτυπάτε το κεφάλι σας στον τοίχο. Τα καλά νέα όμως, είναι ότι μπορείτε να λύσετε αυτά τα προβλήματα από σήμερα κιόλας.
Μέτρηση Χρόνου Εργασίας
Ο χρόνος που χάνετε αν δεν είστε συνεπείς στην τήρηση του χρόνου εργασίας σας είναι σημαντικός. Σύμφωνα με μελέτες της Ann Guinn για το blog της (ABA), εάν δεν έχετε τηρήσει το χρόνο εργασίας σας μέχρι το τέλος της ημέρας, είναι πιθανό να χάσετε το 10% των χρεώσιμων ωρών σας. Εάν δεν τον τηρήσετε και την επόμενη μέρα, θα χάσετε το 25%. Εάν αυτό συνεχιστεί μέχρι το τέλος της εβδομάδας, θα χάσετε το 50%.
Στην πραγματικότητα, αν δεν υπολογίζετε τακτικά το χρόνο σας, βγάζετε από το μυαλό σας αυτό που γράφετε στο δελτίο χρόνου απασχόλησής σας. Οι πελάτες σας δεν είναι αφελείς. Θα καταλάβουν ότι κάτι πάει λάθος, καθιστώντας πιο πιθανό το ενδεχόμενο να μην πληρωθείτε ή το δελτίο πληρωμής σας να αμφισβητηθεί. Και τότε θα πρέπει να τους εξηγήσετε λεπτομερώς το δελτίο, αν μπορείτε να το θυμηθείτε ακριβώς. Πόσο χρεώνειτε ανά ώρα; Είναι σίγουρο ότι δεν θα μπορείτε να χρεώσετε το ποσό αυτό, καθώς εξηγείτε το τιμολόγιο στους πελάτες σας. Αυτό που συμβαίνει συνήθως είναι να το μειώνετε για να εξοικονομήσετε χρόνο και να το προσπερνάτε.
Τιμολόγηση
Να στέλνετε τα τιμολόγιά σας στο τέλος κάθε μήνα και όχι τριάντα ημέρες ή τρεις μήνες αργότερα. Αν εσείς δεν θεωρείτε επείγουσα την τιμολόγηση, ούτε οι πελάτες σας θα το κάνουν. Επίσης, θα ξεχάσετε πώς διαχειριστήκατε το χρόνο σας και είναι πιθανό να χάσετε την εύνοια των πελατών σας. Στη συνέχεια, δεδομένου ότι έχει περάσει μεγάλο χρονικό διάστημα, θα πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να τους εξηγήσετε το τιμολόγιο. Ο χρόνος είναι χρήμα. Στείλτε το τιμολόγιο όταν η δουλειά είναι πρόσφατη και τη θυμούνται όλοι. Η τιμολόγηση είναι ένα άλλο σημείο επαφής με τον πελάτη σας, καθώς όταν θα δουν τον επαγγελματισμό σας, θα θελήσουν να σας συμπεριφερθούν αντίστοιχα.
Λογαριασμοί Προκαταβολών
Πολλοί δικηγόροι δεν καταφέρνουν να δημιουργήσουν λογαριασμούς προκαταβολών, επειδή οι οδηγίες του IOLTA γι’αυτούς τους λογαριασμούς είναι περίπλοκες. Κι όμως, η νομική είναι πιο περίπλοκη από τη διαχείριση ενός λογαριασμού IOLTA.
Εάν αφιερώσετε χρόνο για να δημιουργήσετε λογαριασμούς προκαταβολών για τους πελάτες σας, δεν θα κυνηγάτε τα χρήματα, αλλά θα τα μεταφέρετε από τον καταπιστευτικό σας λογαριασμό στον λογαριασμό εργασιών σας. Θα βελτιώσετε την ταμειακή σας ροή και δε θα χρειαστεί να περιμένετε 90 ημέρες για να πληρωθείτε, επειδή θα έχετε πρόσβαση στα κεφάλαια. Όμως και πάλι, αυτό εξαρτάται από την ακριβή χρονομέτρηση και την έγκαιρη τιμολόγηση.
Επιλογή του Λάθος Πελάτη
Ξέρετε ποιοι είναι οι λάθος πελάτες, όχι μόνο οι άνθρωποι που σπαταλούν το χρόνο σας, αλλά και εκείνοι που δεν πληρώνουν εγκαίρως ή εκείνοι των οποίων η δουλειά δεν σας ενδιαφέρει πραγματικά. Αν παίρνετε προκαταβολές, καταγράφετε το χρόνο σας την ίδια στιγμή και στέλνετε τα τιμολόγιά σας εγκαίρως, δεν θα χρειαστεί να δουλέψετε για τους λάθος πελάτες. Θα έχετε μια καλή ταμειακή ροή, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στις υποθέσεις που σας ενδιαφέρουν. Εξετάστε το ενδεχόμενο να λαμβάνετε πιστωτικές αναφορές για νέους πελάτες και να απορρίπτετε πελάτες που δεν είναι αξιόπιστοι ή να απαιτείτε τουλάχιστον μια προκαταβολή. Είστε δικηγόροι, όχι τράπεζα. Μην αφήνετε τους πελάτες σας να ελέγχουν το χρόνο σας.
Πρόσληψη Επαγγελματία
Οι δικηγόροι μπορούν να χάσουν αρκετά χρήματα αν δεν προσλάβουν έναν επαγγελματία λογιστή για να διαχειρίζεται τα βιβλία τους. Σίγουρα λειτουργούν καλύτερα όταν αναθέτουν αυτή τη δουλειά σε κάποιον ειδικό και χρησιμοποιούν το χρόνο αυτόν για να κάνουν αυτό στο οποίο είναι καλοί.
Εάν οι δικηγόροι αφήσουν ένα λογιστή να διαχειρίζεται τα βιβλία τους, να τα διατηρεί και να τα κρατάει ενημερωμένα ώστε να έχουν πραγματικά δεδομένα, θα είναι σε θέση να δουν πώς λειτουργεί η επιχείρησή τους.
Η Προοπτική του Επαγγελματία Λογιστή
Για να δείτε την προοπτική με έναν επαγγελματία λογιστή, ζητήσαμε από την Lynda Artesani, η οποία είναι QuickBooks ProAdvisor, να επέμβει:
Εάν τα βιβλία του δικηγόρου είναι χάλια, τότε υπάρχουν τομείς όπου ο δικηγόρος χάνει χρήματα. Θα εξηγήσω στη συνέχεια...
Σύνθετες Δαπάνες
Οι σύνθετες δαπάνες παίζουν μεγάλο ρόλο. Υπάρχουν ροές εργασιών για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι χρεώσεις καταγράφονται και τιμολογούνται; Έχουν προστεθεί όλες οι σύνθετες δαπάνες σε αυτά τα τιμολόγια; Ο δικηγόρος έχει ένα γραφείο καλυμμένο με έντυπες αποδείξεις που αποτελούν χρεώσιμα έξοδα; Η παρακολούθηση των εν λόγω αποδείξεων είναι το κλειδί για να μην χάσετε την προσθήκη της καταβολής των δαπάνης στο τιμολόγιο του πελάτη.
Μια διαδικασία που χρησιμοποιώ στην επιχείρησή μου είναι να στείλει ο δικηγόρος την απόδειξη στην εφαρμογή, Hubdoc. Τις τοποθετώ στις Σύνθετες Δαπάνες Πελατών και προσθέτω την υπόθεση του πελάτη στη συναλλαγή. Στη συνέχεια, η ψηφιακή απόδειξη και συναλλαγή προωθούνται στο QuickBooks Online κι έπειτα, εάν χρησιμοποιείτε ένα λογισμικό αμφίδρομης χρέωσης συγχρονισμού διπλής κατεύθυνσης που κάνει τη συγκεκριμένη συναλλαγή, το ποσό είναι έτοιμο να χρεωθεί στον πελάτη.
Μη Παρακολούθηση Οφειλών
Δεν θα αναγνωρίσετε κάθε προβληματικό πελάτη πριν σας προσλάβει. Αλλά μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο και χρήμα εντοπίζοντας τα προβλήματα νωρίς. Όσο περισσότερο χρόνο παίρνει ο πελάτης σας για να σας πληρώσει, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να πληρωθείτε. Να είστε πειθαρχημένοι και να κάνετε τακτικά μια έκθεση εκκρεμοτήτων. Βεβαιωθείτε ότι τα βιβλία σας ενημερώνονται τακτικά, ώστε να μην χάσετε ένα μήνα ή και περισσότερο, πριν εντοπίσετε κάποιο πρόβλημα. Βεβαιωθείτε ότι είναι η δουλειά κάποιου να παρακολουθεί τις εκκρεμότητες των οφειλών. Είναι καλύτερα να μην το κάνετε εσείς, επειδή είστε πολύ απασχολημένοι και ίσως να μην μπορείτε να το φέρετε σε πέρας.
Εάν μπορείτε να ενσωματώσετε αυτές τις σωστές πρακτικές στη ροή εργασίας σας και τη ροή χρέωσης, μπορεί στο τέλος να κερδίσετε πολλά περισσότερα χρήματα.
*Η μετάφραση έγινε από τη Βαλεντίνα Κουμούλου, προπτυχιακή φοιτήτρια του Τμήματος Ξένων Γλωσσών, Μετάφρασης και Διερμηνείας Κέρκυρας. (lawtechnologytoday.org)
